Presentación

 

Sistema Automatico para Gestion de Obras.

El control de la obra observado desde un punto de vista diferente a los demás.

Pensando que la Satisfacción del Cliente y la Productividad de la Obra deben y pueden ir unidos.

Estamos completamente seguros que Cumplimiento de Plazos + Calidad en los Trabajos = Cliente Satisfecho.

Buen Control de la Productividad = Beneficio Seguro.

Creado con la seguridad de que controlando la productividad de la obra conseguimos cumplir los plazos de realización de la misma.

La herramienta ideal para que Pequeñas y Medianas empresas puedan gestionar y controlar sus obras con eficiencia.

El Sistema capaz de controlar absolutamente todo lo relacionado directamente con la obra, desde que se reciben los proyectos del cliente hasta la Facturación.

Que todas las obras de una misma empresa, se controlen de la misma manera y, a su vez, complete y/o complemente al Sistema Administrativo-Financiero de la misma.

Sago se creó teniemdo en cuenta estos cuatro conceptos: la Información, el Sistema, la Organización y el Software.

 

 

La Información

La primera pregunta que nos hicimos fué, cómo conseguir la información de la obra y que esta información cumpliese con estos tres requisitos:

1º TIPO DE INFORMACIÓN.- Que tipo de información era la que debiamos recibir de la obra.

2º INFORMACIÓN RÁPIDA.- Cual era la forma más rápida de recibirla.

3º INFORMACIÓN SEGURA.- De que forma conseguimos que esa información sea segura.

 

Tipo de Información

- DATOS DE LA OBRA. A que obra pertenece la información que recibiríamos.

- QUIEN REALIZA LOS TRABAJOS. A que Equipo de Trabajo (ET), pertenecería la información.

- VOLUMEN DE OBRA REALIZADO. Códigos, descripciones y cantidades de las Unidades de Obra (UO) realizadas.

- MATERIALES UTILIZADOS. Códigos, descripciones y cantidades de los materiales utilizados.

- PERSONAL QUE REALIZA EL TRABAJO. Nombres, Apellidos y Horas del personal que ha realizado los trabajos informados.

- HOJAS DE RUTA. Kilómetros, horas, combustible y gastos, de Vehículos y Máquinas Operadoras que se hayan utilizado.

 

Información Rápida

Lo más rápido era la información diaria, por lo que el JE debería realizar un Informe Diário de Trabajo (IDT) después de terminada la jornada laboral reflejando los datos indicados en "Tipo de Datos":

1º - Datos del Proyecto donde se habían realizado los trabajos.
2º - Número de IDT, ET y Fecha.
3º - Unidades de Obra realizadas indicando en cada una de ellas Hoja de Plano, Punto/s de Trabajo, Código de la UO y Cantidad realizada.
4º - Materiales, indicando en cada uno de ellos Hoja de Plano, Punto/s de Trabajo, Código del Material y Cantidad utilizada.
5º - Nombres, Apellidos y Horas de los componentes del ET indicando la falta del que no haya ido a trabajar.
6º - Kilómetros de los vehículos, Horas de las Máquinas e importes de los gastos de carburante o averías que se hayan podido reparar en la obra.

 

Información Segura

1º - Como indicar la información en el IDT para que se pudiese reflejar en los planos sin confundirnos. Para ésto se decidió marcar en las Hojas de Plano (HP), con números, todos los lugares donde se tubiese que realizar cualquier tipo de trabajo por pequeño que éste fuese, a estos números se les llamó Puntos de Trabajo (PT). En el IDT, antes de cada UO se indicaría el número de la HP seguido por los números de los PT (A y B), para las instalaciones y tendidos de cables o el número del PT (A) para los trabajos que se realizarán en un solo PT.

2º - Como conseguir la imposibilidad de poder duplicar la información. En el Softwere, y una vez que se haya introducido la información, ésta quedará en By Pass hasta que sea aprobada por el JO, en esta información irán reflejados los números de HP y PT , cuando esos números (HP y PT) ya se hayan informado anteriormente, se creará una alarma que hará que el JO los revise con atención y se asegure de que no es un mismo trabajo duplicado.

 

 

El Sistema

En este punto se decidió que necestiabamos, para tener un buen control de la obra, y al mismo tiempo, poder realizar Ofertas y Planificaciones seguras o con un mínimo de error, lo siguiente:

• BAREMACIÓN
• OFERTAS
• PLANIFICACIÓN
• AVANCE DE OBRA
• PRODUCCIÓN

 

Baremación

Las Unidades de Obra (de ahora en adelante UO), se tienen que valorar en tiempo, en cuanto tiempo realiza una brigada, una UO.

A este tiempo por UO lo llamaremos Baremación o Punto Baremo (de ahora en adelante P/B), cada UO tendrá su P/B, y este P/B nunca se modificará.

A este P/B le pondremos un precio, este precio será el mismo para todos los P/B de un mismo Tipo de Trabajo (de ahora en adelante TT) y este precio será el que modificaremos cuando queramos aumentar o disminuir el valor de una Oferta.

 

Ofertas

Un Proyecto está dividido en varios TT (Obra Civil, Instalaciones o Tendidos, Empalmes o Conexiones, etc.), los Equipos que actuen en cada TT deben tener la misma cantidad de trabajadores, por lo tanto el precio del P/B, por cada TT, será el mismo.

Ahora las Ofertas se calculan:
• Cantidad de UO a realizar por el precio de la UO, igual a Importe total de las UO´s a realizar.

Con nuestro sistema las Ofertas se calcularían:
• Cantidad de UO a realizar, por el P/B de la UO, igual a Total de P/B´s de esa UO, que multiplicado por el precio del P/B, sería igual al Importe total de las UO´s a realizar.

• La suma de todos los Importes de todas las UO´s de un mismo TT sería el Importe de cada TT y la suma de todos los Importes de los TT sería el Importe Total de la Oferta.

Hay un formulario para realizar los cálculos para conseguir, rápidamente, los precios del PH por TT.

 

Planificación

Lo más importante para conseguir que un proyecto no se encarezca y que el margen previsto no se reduzca, es saber la cantidad máxima de personal que se necesita para realizar la obra dentro de las fechas previstas y acordadas con el cliente.

Por eso tenemos un formulario en el que se pueden realizar los siguientes cálculos:
1º - Sabemos los P/B´s previstos a realizar por TT.
2º - Sabemos el periodo de tiempo para realizar cada TT dentro de las fechas concertadas con el cliente, el cual lo transformaremos en horas.
3º - Dividiendo los PB´s previstos (que realmente son horas) por las horas del periodo de tiempo para realizar el TT y dividiendo el resultado por 8 horas día, que trabaja el personal, nos dá la cantidad de trabajadores (personas) que necesitamos, si este resultado lo dividimos por la cantidad de personas que tiene la brigada que realiza ese TT, el resultado será la cantidad máxima de brigadas que necesitaremos para realizar ese TT en el periodo de tiempo previsto.
4º - La cantidad de horas de los P/B´s de cada TT será iguar que la cantidad de horas de todo el personal que necesitamos para realizar ese TT.
5º - Por lo tanto, el coeficiente de dividir horas P/B por horas ET será 1.

 

Avance de obra

Tenemos informes donde se puede ver el Avance de Obra y la Productividad por Proyecto, por TT y por ET, de esa forma podemos detectar rápidamente que ET´s están por debajo del 1 y dar la solución al problema que tengan para mejorar la productividad antes de que sea demasiado tarde.

Cada ET, la cantidad mínima de trabajo (P/B´s) que debe realizar debe ser igual a las horas que trabaje.
Ejemplo: Una Brigada compuesta por seis (6) personas trabaja 48 horas al día, por lo tanto el volumen de obra mínimo que debe realizar debe ser de 48 P/B´s al día.

El coeficiente de dividir los P/B´s realizados por las horas del ET debe ser igual a "1", para que la obra se realice dentro del programa previsto.

Cualquier ET que ese coeficiente sea menor a 1, está haciendo perder dinero a la empresa y retrasando la obra.

Cualquier ET que ese coeficiente sea mayor a 1, está haciendo ganar dinero a la empresa y adelantando la obra.

 

Producción

Se puede, dentro del formulario Planificación, calcular el P/B ideal, para optimizar el rendimiento de los ET´s, que éstos con las mismas horas de trabajo, realicen una producción superior al coeficiente 1, se adelantaría la fecha de finalización de la obra y se obtendrían mayores beneficios.

Para poder realizar lo que decimos en el párrafo anterior nos tenemos que hacer una sola pregunta ¿Cómo se puede motivar al personal de obra para realizar más volumen de obra del que debe hacer?

 

 

 

La Organización

En este apartado mostramos todos los pasos a seguir desde que se recibe un Proyecto hasta que se realiza la última Medición Cuantificada y se finaliza la obra.

 

• PRIMER PASO.- Desde que se reciben los planos y la memoria del proyecto hasta que se inicia la obra.

 

• SEGUNDO PASO.- La evolución del Informe Diario de Trabajo, desde que lo realiza el JE hasta que se carga en el Sistema.

 

• TERCER PASO.- La Medición Cuantificada Mensual.

 

 

 

 

 

 

NOTA.- La relación de materiales se entregaría siempre que fueran materiales proporcionados por el cliente, en caso contrario no seria necesario salvo que lo solicitara el propio cliente.